Soluţie completă de Management al Documentelor
Creşteţi productivitatea organizaţiei dumneavoastră în timpul lucrului cu documentele, textele şi fişierele. Eliminaţi timpul necesar regăsirii modelelor / template-urilor de documente, căutării documentelor aferente clienţilor şi furnizorilor (contracte, facturi, acte adiţionale, procese verbale, acorduri s.a.m.d.) sau a documentelor interne (adeverinţe, cereri, etc). Eliminaţi timpul necesar cu reconstituirea documentelor pierdute.
Conform studiilor PwC și Gartner
80% din informaţia vehiculată se regăseşte în documente
Un document este, în medie, copiat de 19 ori
La 3 RON cheltuiţi pe realizarea unui document se cheltuie 9 RON pe gestiunea acestuia
60% din angajaţi petrec mai mult de 1 ora recreând documente care există deja
Companiile cheltuie 60 de RON pentru a îndosaria un document
360 RON pentru a găsi un document greşit îndosariat
660 RON pentru a reproduce un document pierdut
7,5% dintre documente se pierd şi 3% din restul se îndosariază greşit
Profesioniştii îşi petrec până la 15% din timp lecturând informaţia şi până la 50% din timpul lor căutând-o.
Functionalităţi:
Uşor de folosit, Oriunde
Acces web şi mobil - tabletă & smartphone; Interfaţă intuitivă cu funcţie drag & drop;
Acces rapid. Procesare rapidă
Acces rapid la orice document, căutare rapidă folosind criterii complexe şi folosind terminale diverse.
Multilanguage
Documenta este disponibil în engleză, română, germană, maghiară, spaniolă, italiană, franceză şi rusă. Modulul OCR este capabil să identifice şi să intepreteze texte în 150 de limbi.Controlul Documentelor
Documenta asigură versionarea automată a documentelor şi controlul accesului concurent la acestea.
Stocare Centralizată
De la documentele pe hârtie la formulare electronice Documenta poate integra toate tipurile de documente din multe surse diferite. Digitalizarea diverselor arhive de documente intr-un singur loc centralizat oferă acces imediat şi sigur la informaţia căutată.
Scanare şi Arhivare / OCR
Arhivare electronică: sistem compatibil cu toate scannerele şi multifuncţionalele; sistem inteligent de recunoaştere a textului (OCR).
Asigurarea calităţii
Formularele auditate în sistemul ISO sau alte sisteme de management se implementează ca documente template. Managementul înregistrărilor, versionarea şi respectarea procedurilor se realizează automat.
Metadata
Management al Documentelor nu folosind Locaţia ci Conţinutul documentului!Această abordare folosind metadata este cuprinzătoare, de la navigare la permisiunile de acces, fluxul de lucru şi replicare.
Registratură
în cadrul sistemului se definesc registrele de documente şi drepturile de acces. Utilizatorii, în funcţie de drepturile acordate, pot să îşi inregistreze documentele automat : număr de intrare / iesire.Diagrama generală:
